Astuce #crm : envoyez par email vos documents générés avec l’impression

Vous utilisez les états d’impression (voir définition ci-dessous) pour générer vos impressions personnalisées comme les fiches clients ou les bons d’intervention dans votre logiciel CRM Infocob.

Savez vous que vous pouvez simplement créer une action avec le fichier lié à partir de l’état d’impression sélectionné ? Vous n’aurez alors qu’à l’envoyer par mail à son destinataire via votre logiciel CRM.

Premier cas pratique : envoyez un mail à partir d’une fiche contact

Vous souhaitez envoyer par mail la synthèse de la fiche contact sur laquelle vous vous trouvez (ici avec notre état d’impression : « Fiche contact sans action et historique »).

Vous pouvez directement, à partir du contact, générer l’action avec le document joint souhaité (en ayant au préalable activé vos options [CF Paramétrage Infocob]).

Pour ce faire, vous utilisez le bouton : imprimer, choisissez votre « présentation d’impression » puis sélectionnez le type de fichier à générer (ici nous générons en PDF) et cliquez sur « Action ».

Vous n’aurez plus qu’à envoyer votre action par mail via Infocob CRM.

Deuxième cas pratique : envoyez un mail à partir de liste de tickets de la fiche contact

Vous êtes dans votre liste de tickets et vous souhaitez envoyer un rapport SAV PDF de votre ticket résolu par exemple.

Vous pouvez directement à partir du contact, onglet Ticket et en cliquant sur le ticket souhaité, générer l’action avec la pièce jointe souhaitée.

Vous n’aurez plus qu’à envoyer votre email avec votre PDF via Infocob CRM.

Paramétrage dans Infocob CRM

Vous avez de nouvelles options d’impressions dans Outils/ Options / Impression à gérer :

Cela permet de créer une action qui contient l’impression en pièce jointe (ici un Email / Sortant) et de l’envoyer par mail via Infocob tout en gardant une trace dans l’historique.

Si vous cochez « Utiliser contact courant », l’action est associée à la fiche contact ouverte en cours, sinon le contact restera vide.

Définition d’un état d’impression

« En gestion des données, un état, ou état d’impression, est une mise en forme (disposition, calculs) d’informations extraites d’une base de données, en vue de leur affichage ou de leur impression. La constitution d’états se fait sans qu’il y ait de modification des données utilisées, leur objet est de constituer diverses présentations synthétiques de ces données dans l’objectif de comprendre ce qu’elles recouvrent : statistiques, évolutions dans le temps, cumuls et sous-totaux, etc. Ce terme d’état est progressivement remplacé par l’anglicisme de ‘reporting’ en informatique décisionnelle. »

Source : Wikipedia