Astuce #crm : envoyez vos mails multidestinataires depuis le CRM
Vous êtes en messagerie professionnelle sécurisée de type G Suite, Office 365, Exchange ou autre. Les emails reçus et envoyés nécessitent d’être conservés et partagés dans votre base CRM et stockés de manière structurée.
Vous pouvez écrire et envoyer simplement vos mails multidestinataires (copie et copie cachée) à partir de votre logiciel CRM Infocob sans passer par votre logiciel de messagerie. Les pièces jointes suivent également. Vous avez ainsi dans l’historique les emails envoyés et reçus accompagnés de leur pièce jointe.
Premier cas pratique : envoyez un mail à un destinataire
Vous souhaitez envoyer un mail via Infocob CRM sans passer par votre logiciel de messagerie.
Vous pouvez directement, à partir du contact, créer l’email avec une pièce jointe si souhaitée sans passer par votre logiciel de messagerie (en ayant au préalable activé vos options, voir ci-dessous).
Pour ce faire, vous créez une nouvelle action, liée à un contact. Vous ajoutez un interlocuteur qui sera le destinataire de votre mail, un objet à l’action qui correspondra à l’objet du mail. Vous êtes le créateur de cette action qui sera envoyée par mail et donc vous devenez l’expéditeur de l’email. Vous n’aurez plus qu’à envoyer votre action par mail via Infocob CRM.
Une boite de dialogue vous prévient que l’email est envoyé avec succès et un historique est généré avec en pièce jointe le vrai mail envoyé en format mail .msg ou .eml (signature comprise).
Vous n’avez plus qu’à historiser votre action lorsque c’est terminé.
Deuxième cas pratique : vous souhaitez aussi envoyer le mail à un interlocuteur appartenant à une autre société
Rien de plus simple, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre lorsque vous envoyez une action par mail, vous pouvez ajouter d’autres destinataires de la base en copie (CC) et/ou en copie cachée (CCI).
Paramétrage dans Infocob CRM
Vous avez de nouvelles options dans Outils/ Options / Action à gérer :
Si vous cochez « Envoi en email directement par un compte SMTP (sans passer par le client de messagerie) », l’action pourra être envoyée par mail sans passer par le logiciel de messagerie (Bien sûr il faut qu’un serveur SMTP ai été paramétré et ai été associé à votre utilisateur par votre administrateur CRM). Vous pouvez choisir le type d’historique à générer lorsque vous envoyez un mail via Infocob : ici « EMAIL SORTANT ».