Centralisez vos mails dans Infocob CRM
Les emails reçus nécessitant d’être conservés et partagés sont intégrés automatiquement à votre base CRM et stockés de manière structurée. Centraliser vos mails dans Infocob vous permet d’avoir dans chaque contact les emails reçus accompagnés de leurs pièces jointes.
Synchronisation de votre messagerie
Cette fonctionnalité est accessible lorsque vous possédez une adresse mail de type IMAP, Google Suite, Office 365 ou Exchange (suivant validation technique).
L’équipe technique d’Infocob (ou votre administrateur interne formé) met en place pour chaque utilisateur la synchronisation de ses mails avec remontée d’actions dans Infocob.
Dans la messagerie, par défaut, sont ajoutés les dossiers : « CRM Depot » et « CRM Traite » [Ce paramétrage peut être modifié suivant vos besoins]. Ils permettent de remonter et centraliser vos mails entrants dans votre logiciel de CRM.
Remonter vos mails entrants dans Infocob
Chaque mail est manuellement ou automatiquement (via des filtres dans votre messagerie) déplacé dans le dossier CRM Dépôt de votre compte Email.
Cette manipulation est possible directement depuis le support où est installé votre compte mail. Vous pouvez donc y accéder depuis votre messagerie web ou webmail, votre logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird, etc..) ou en déplacement, sur vos applications de messagerie sur smartphone ou tablette.
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Remontée automatique des emails entrants dans votre logiciel CRM
Toutes les 5 minutes sur votre logiciel sont scannés les dossiers « CRM dépôt » des utilisateurs de façon automatique afin de remonter les mails en action dans votre logiciel CRM Infocob. Lorsque l’email est remonté il est automatiquement déplacé dans le dossier « CRM Traite », vous pouvez ensuite le ranger dans votre messagerie comme vous le souhaitez.
La synchronisation avec votre messagerie peut être forcée via l‘icône « enveloppe » présente dans votre barre principale.
Gestion de l’action Email entrant dans votre logiciel CRM
Votre email entrant a généré une action dans votre logiciel, classée directement dans le bon contact/société et/ou interlocuteur si le mail de l’expéditeur est connu dans votre base. Le type d’action est personnalisable à votre entreprise.
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Lorsque l’adresse Email de votre expéditeur n’est pas connue dans votre base, vous pouvez créer directement la fiche pour l’associer à partir de l’action.
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Les emails reçus sont donc conservés et partagés dans votre logiciel. Votre base est qualifiée et vous pouvez envoyer des mails ou des emailing via Infocob.
Dans cette astuce nous parlons de la gestion des Emails entrants mais la fonctionnalité de remontée Emails est disponible pour centraliser vos mails :
– sortants via le « CRM dépôt sortant » lorsque vous êtes en déplacement par exemple et que vous avez envoyé un email via votre smartphone mais que vous souhaitez absolument le retrouver dans votre client sur votre logiciel CRM.
– archiver vos mails via le « CRM dépôt Historique ». Il permet de remonter directement en Historique dans votre base CRM les mails déplacés dans ce dossier.
– liés à une affaire, un projet, une commande via le CRM dépôt Affaire. Il permet de créer automatiquement des dossiers sur vos affaires en cours dans votre messagerie afin d’automatiquement les classer dans Infocob.
– liés à des destinataires particuliers comme le CRM Dépôt Hotline afin de centraliser les mails entrants sur une adresse de SAV par exemple et de créer les actions à des destinataires précis.
Cette fonctionnalité est paramétrable suivant votre scénario et vos besoins.