Astuce #crm : retrouver facilement une information dans une grille
Une grille rassemble un nombre important de données. Rechercher un champ, une information, peut s’avérer fastidieux. Cependant, Infocob CRM regorge d’outils pour faciliter votre recherche. Voyons-en quelques uns ensemble !
Commencez par nettoyer la grille
Pour retrouver une aiguille dans une botte de foin, il est préférable d’avoir une petite botte de foin… Dans Infocob CRM, vous pouvez déjà commencer par n’afficher que le nécessaire. Utilisez le bouton étoile pour réduire le nombre de colonne au strict minimum. Vous pouvez aussi utiliser les filtres, que nous évoquerons ensuite.
Regrouper et afficher
Une méthode pour retrouver une information consiste à regrouper vos lignes en partant de ce que vous savez : une date, un type, un contact… Vous cachez ainsi toutes les informations n’étant pas celles que vous pensez chercher, mais elles restent tout de même accessibles en un clic.
Au besoin, vous pouvez dérouler ou refermer l’ensemble des lignes de la grille en faisant un clic droit dans l’en-tête du regroupement et en cliquant sur « Tout déplier » ou « Tout regrouper »
Utiliser les filtres
De A à Z
En cliquant sur une colonne, vous pouvez simplement trier de A à Z ou inversement. C’est pratique quand vous cherchez une valeur ou un texte dans l’ordre alphabétique. Vous pouvez aussi y accéder en faisant un clic droit dans l’en-tête (encadré 1 ci-dessous).
Filtres précis
Le petit entonnoir permet de filtrer un type de champ dans la colonne concernée. Vous pouvez en ajouter plusieurs sans problème, qu’ils soient de la même colonne ou non (encadré 2 ci-dessous).
Filtres personnalisés
Les filtres personnalisés vont encore plus loin en permettant de combiner plusieurs des critères. Vous pouvez aussi chercher des expressions commençant ou finissant par X ou Y terme, supérieur ou inférieur à une valeur, contenant ou ne contenant pas, etc. Ils s’affichent en cliquant sur l’entonnoir de filtre, puis sur « filtres personnalisées ».
La recherche full texte
Vous ne retrouvez définitivement pas votre information ? Essayez la recherche full texte ! Grâce au raccourci « Ctrl + Maj + F » ou en faisait clic droit -> options d’affichage complémentaire -> recherche full texte, une boite de recherche s’affiche en haut à droite de votre grille.
Cet outil permet de rechercher une expression dans tous les champs de la grille. Si vous ne savez pas dans quel champ se situe l’information voulue ou que vous connaissez un champ de l’information, vous trouverez facilement !
La recherche multitable
(Infocob 20)
Si vous n’arrivez vraiment pas à trouver ce que vous chercher, tentez la recherche multitable, mais attention… Cet outil va parcourir toutes les fiches du CRM pour chercher votre expression. Ainsi, si votre recherche est trop généraliste, vous vous retrouverez avec des centaines de fiches à analyser pour retrouver celle qui vous intéresse. Cette recherche est donc à utiliser quand vous connaissez quelque chose de précis dans la fiche désirée.
Combiner ces outils vous permettra de toujours trouver l’information souhaitée. Les modules de recherche complète et de recherche rapide peuvent aussi vous aider à chercher des données dans l’ensemble du CRM. En prenant l’habitude d’utiliser les outils évoqués au quotidien, vous gagnerez du temps au quotidien !