Astuce #crm : gagnez du temps avec les valeurs prédéfinies

Marre de taper toujours la même chose dans certains champs ? Les valeurs prédéfinies existent pour éviter cela. Voici comment bien utiliser cette nouveauté Infocob 20.

Définition

Les valeurs prédéfinies sont des modèles de fiches contenant des informations préétablies dans les champs de votre choix. Ainsi, il peut s’agir d’un champ prédéfinis, de plusieurs ou de tous les champs d’une fiche !

Dans le gestionnaire des valeurs prédéfinies, vous trouverez :

• À gauche, la liste des ensembles de valeurs prédéfinies
• À droite les valeurs prédéfinies de l’ensemble sélectionné
• Dans la barre de menu, les options pour ajouter, modifier, supprimer les valeurs prédéfinies

Créer des valeurs prédéfinies

Lancer l’assistant

Pour lancer l’assistant, cliquez sur le bouton « Valeurs prédéfinies » dans la barre de menu de votre fiche. Si vous ne trouvez pas le bouton, vérifiez les boutons « Plus » ou « Autres ». S’il n’y est pas, vous pouvez l’ajouter en réalisant la manipulation suivante : clic droit sur un bouton de la barre menu -> personnaliser -> onglet commandes -> liste déroulante commandes -> trouver « Valeurs prédéfinies » et le glisser dans la barre menu de votre fiche. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci « Ctrl + Maj + P ».

Paramétrer vos valeurs prédéfinies

Une fois que vous avez le bouton, cliquez dessus. Un gestionnaire s’ouvre. Cliquez sur « Nouveau ». Vous allez pouvoir créer un nouvel ensemble de valeurs prédéfinies. Dans le nouvel outil, vous retrouvez tous les champs de la fiche de base. Vous pouvez compléter des valeurs pour n’importe quel champ. La recherche rapide en haut vous aidera à trouver le bon champ rapidement.

Dans cet exemple, nous avons rempli les champs : Date, Détail, Objet action, Priorité. Ces cases sont cochées : elles s’appliqueront avec les valeurs que nous avons indiqué dans la fiche concernée (ici une action). Le champ « À traiter par » n’est pas coché, il ne s’appliquera donc pas.

Validez et donnez un nom à votre nouvel ensemble de valeurs prédéfinies et il sera créé. Vous pourrez ensuite le modifier si besoin grâce au gestionnaire.

Appliquer des valeurs prédéfinies

Pour appliquer les valeurs prédéfinies, rien de plus simple :

• Ouvrez une fiche
• Cliquez sur le bouton « Valeurs prédéfinies »
• Choisissez l’ensemble de valeurs prédéfinies en cliquant dessus
• Cliquez le bouton « Appliquer valeurs prédéfinies »

Champ d’application des valeurs prédéfinies

Les valeurs prédéfinies sont disponibles dans toutes les fiches d’Infocob CRM. Vous pouvez aussi utiliser les valeurs prédéfinies lors de la création d’actions ou d’historiques en masse. Cependant, les valeurs prédéfinies sont personnelles : vous ne les retrouverez que dans votre outil et ne pourrez pas les partager à vos collègues.

Une fois que vous aurez pris l’habitude de les utiliser, difficile de se passer des valeurs prédéfinies tant elles font gagner du temps ! Pour vous en servir au mieux, prenez le temps de réfléchir à chaque situation où vous êtes amené à réécrire les mêmes informations : envoi d’emails, compte rendu de réunion, résumé d’appel, relance… Vous deviendrez drastiquement plus rapide dans vos tâches quotidiennes.