Astuce #crm : utilisez mieux les actions multidestinataires

Les actions multidestinataires d’Infocob CRM sont un moyen simple et efficace de rationaliser votre façon de travailler de manière collaborative et d’améliorer la communication en interne. Quand une action est destinée à plusieurs personnes, on parle alors d’action multidestinataires.

Ce type d’action se divise en deux formes :

• L’action collective. Elle est utilisée pour les réunions, les conférences téléphoniques et le travail d’équipe.
• L’action informative. Dans ce cas, on s’en sert comme d’une note interne, pour une information générale, pour faire un point sur une méthode de travail, pour donner des informations sur un évènement, etc.

Il est essentiel de différencier les deux types d’actions possibles afin d’avoir une utilisation optimale des processus d’utilisation du logiciel au sein de votre entreprise.

1. Les deux types d’actions multidestinataires : collectives ou informatives

1.1 L’action multidestinataires collective

Création de l’action multidestinataires collective

Cette action est créée de la même façon qu’une action standard, il faut simplement ajouter la ou les personne(s) concernée(s) dans la case « Sont concernés par » afin que l’action soit partagée à un ou plusieurs collaborateurs.

Pour ajouter des personnes à votre action, vous pouvez dérouler la liste et cocher les personnes correspondantes ou cliquer sur l’icone à droite des autres destinataires (Infocob 10) ou des personnes concernées (Infocob 20). Cette dernière ouvre une fenêtre avec la liste des personnes et des services. Enfin, vous pouvez aussi utiliser le clic droit sur la case pour choisir directement un service (voir ci-dessous).

Par exemple, si vous voulez créer une action « Réunion » que vous planifiez à une date précise, le champ « destinataire » (Infocob 10) ou « À traiter par » (Infocob 20) est rempli automatiquement par votre nom et prénom. Ainsi, il ne vous reste qu’à rajouter les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager votre action. Lorsque l’action est créée, vous pouvez la visualiser dans la liste d’action et dans le planning des personnes concernées.

1 : Rajoutez ici toutes les personnes que vous voulez prévenir. En faisant un clic droit sur cette icone vous pouvez sélectionner directement tous les destinataires d’un service.

2 : Ce bouton ouvre une fenêtre avec les utilisateurs de l’entreprise. Vous pouvez facilement glisser-déposer les personnes concernées ou utiliser les flèches.

3 : Vous pouvez fixer une alarme pour toutes les personnes concernées par cette action.

Gestion de l’action multidestinataires collective

Il faut bien comprendre que l’action ainsi créée est unique : tous les destinataires n’ont pas une action, mais sont concernés par l’action « réunion » créée. Une modification de cette action par l’une des personnes concernées sera visible par les autres. Ainsi, si une personne historise l’action, cela l’historise pour les trois.

1.2 L’action multidestinataires informative

L’action multidestinataires informative est créée de la même manière qu’une action multidestinataires collective. À la différence de l’action collective, l’action informative permet de partager une information et non d’illustrer une tâche à effectuer. De ce fait, l’action multidestinataires informative ne nécessite pas d’être planifiée à une date précise. Cependant, indiquer une date l’affiche dans le planning des personnes concernées.

Si vous souhaitez prévenir vos collaborateurs d’une information particulière au sein de la société, il vous suffit de commencer par créer une action. Ensuite, dans la case « Type d’action », vous remplissez le champ par « INFORMATION ». Puis, vous n’avez qu’à cocher les personnes avec qui vous souhaitez partager l’information dans la case « Sont concernés par ». Vous pouvez faire un clic droit sur cette case pour associer un groupe d’utilisateurs. 

2. Gestion des droits sur l’action multidestinataires

2.1 Les cases pour les gestion des droits sur l’action

Afin d’éviter que quelqu’un supprime votre action, la modifie ou l’historise, deux cases sont là pour ça : 

Dans le cadre d’une action purement informative, n’hésitez pas à cocher ces cases. En effet, si un utilisateur historise votre action, il est possible qu’elle n’ait pas été vue par toutes les personnes concernées. Cocher cette case évite le problème.

Concernant le destinataire principal, il est conseillé de vous mettre vous-même. Cependant, vous pouvez aussi mettre quelqu’un qui peut être amené à modifier l’action si l’information évolue. 

2.2 Accusé de réception de l’action

Il est possible d’accuser réception de l’action très facilement grâce à un bouton dédiée. N’hésitez pas à voir notre astuce à ce sujet pour voir comment cela fonctionne. Cela se passe dans la discussion liée à l’action. N’oubliez pas l’onglet discussion d’une action ! Cela permet justement aux utilisateurs de répondre et d’ajouter des commentaires à l’action. 

Une fois cela fait, si certains interlocuteurs souhaitent ne plus voir cette action sur leur Infocob CRM, ils peuvent se décocher de la liste des autres destinataires, dans la case « Sont concernés par ». Enfin, lorsque tous les utilisateurs ont bien pris connaissance de votre message, vous pouvez historiser l’action. Elle sera archivée sous la forme d’un historique et s’enlèvera de la liste d’action des personnes concernées.

Les actions multidestinataires sont des outils pratiques de partage de l’information en interne. Vous devez les utiliser sans modération ! N’hésitez pas à utiliser les cases liées à la source, à éditer à plusieurs les actions collectives, à copier les hyperliens d’autres actions pour y avoir accès, à mettre des alarmes, à la lier à d’autres fiches, etc. La transmission de l’information sera plus accessible et efficace.